참가업체 계약서·세금계산서 전자 발행 연동

참가업체 계약서·세금계산서 전자 발행 연동

업체가 100개면 계약서도 100건, 세금계산서도 100건입니다.

출력해서 도장 찍고 스캔해 보내는 절차를 그대로 두면, 계약 단계에서만 몇 주가 걸립니다. 전자화가 가장 효과적인 영역입니다.

계약서를 메일로 보내고, 업체가 출력해 날인하고, 스캔해 회신하고, 사무국이 확인해 보관하는 과정은 업체당 며칠이 걸립니다. 중간에 담당자가 자리를 비우면 일주일이 지나갑니다.

전자계약으로 바꾸면 같은 절차가 링크 클릭과 서명으로 끝납니다. 업체 100개 기준으로 보면 사무국의 작업 시간이 크게 줄어듭니다.

계약서마다 회사명, 사업자번호, 부스 위치, 부스 수, 금액이 다릅니다. 이것을 수기로 채우면 오타가 나고, 오타가 난 계약서는 다시 만들어야 합니다.

신청 데이터를 계약서 서식에 자동으로 넣는 구조를 만드세요. 업체가 입력한 정보가 그대로 들어가므로 사무국이 옮겨 적을 일이 없고, 업체도 자기가 쓴 내용이라 확인이 빠릅니다.

계약금과 잔금을 나눠 받는 경우, 각각 발행할지 완납 후 한 번에 발행할지 정해야 합니다. 업체의 회계 처리와도 관련이 있으므로 참가 안내서에 미리 명시하는 것이 좋습니다.

추가옵션은 또 별도입니다. 옵션을 여러 번 나눠 신청하면 그때마다 발행할지, 마감 후 합산할지 정하세요. 합산 발행이 사무국 업무는 적지만, 업체 쪽 회계 마감과 안 맞을 수 있습니다.

계약은 체결됐는데 입금이 안 된 업체, 입금은 됐는데 계약서가 미서명인 업체가 섞이면 관리가 어려워집니다. 두 상태를 각각 관리하고 함께 볼 수 있어야 합니다.

부스 배정은 대개 계약과 입금이 모두 완료된 업체를 대상으로 합니다. 상태가 자동으로 연결되어 있으면 '입금 확인 → 배정 가능' 흐름이 수작업 없이 돌아갑니다.