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부스 추가옵션 판매: 전기, 인터넷, 집기 온라인 신청
추가옵션은 사무국의 부가 수익이자, 가장 많은 문의가 발생하는 영역입니다.
종이 신청서와 팩스로 받던 것을 온라인으로 옮기면 수익과 업무 효율이 함께 올라갑니다. 다만 마감과 재고 관리가 까다롭습니다.
01옵션은 성격에 따라 관리 방식이 다르다
모든 옵션을 같은 방식으로 다루면 안 됩니다. 시설 전체에 한도가 있는 것, 수량이 정해진 것, 무제한으로 팔 수 있는 것이 섞여 있습니다.
전기 용량은 전시장 전체 공급량이 정해져 있어 초과 판매할 수 없습니다. 집기는 대여 수량이 한정됩니다. 반면 인쇄물 제작 같은 것은 수량 제한이 없습니다.
시설 한도형
전기 용량, 급배수, 압축공기. 전시장 전체 공급량 안에서만 판매 가능.
재고형
테이블, 의자, 조명, 진열장. 대여 가능 수량이 정해져 있습니다.
무제한형
인터넷 회선(대부분), 청소 서비스, 인쇄물. 수량 제한이 없습니다.
외부 발주형
특수 장비, 렌탈 차량. 신청을 받아 외부에 발주합니다. 리드타임이 깁니다.
02마감일이 옵션마다 다르다
전기 증설은 시공 도면을 확정해야 하므로 가장 일찍 마감됩니다. 집기는 그보다 늦고, 청소 같은 서비스는 개최 직전까지 받을 수 있습니다. 하나의 마감일로 묶으면 팔 수 있는 것을 못 팔거나, 못 팔 것을 팔게 됩니다.
화면에 옵션별 마감일을 함께 표시하고, 마감된 항목은 선택할 수 없게 처리하세요. 마감 후 신청은 '현장 접수 가능 여부'로 안내를 전환합니다.
D-60
전기·급배수 마감
시공 도면 확정과 연동. 가장 이른 마감입니다.
D-30
집기·장비 마감
대여 업체 발주 일정에 맞춥니다.
D-14
인터넷·통신 마감
회선 개통 작업 기간을 확보합니다.
D-7
청소·기타 서비스 마감
인력 배치 기준일입니다.
현장
일부 현장 접수
가능한 항목만. 현장 요금은 사전 요금보다 높게 책정합니다.
03장바구니와 결제를 제대로 붙인다
옵션 신청은 부스 신청과 별도의 결제입니다. 부스 계약금은 이미 냈고, 옵션은 나중에 추가로 결제합니다. 여러 번에 걸쳐 추가 신청하는 경우도 많습니다.
따라서 누적 내역과 각각의 결제 상태를 볼 수 있어야 합니다. 세금계산서도 건별로 나가는지 합산해서 나가는지 정해야 합니다.
실시간 금액 계산수량을 바꿀 때마다 총액 갱신. 부가세 포함 여부를 명시합니다.
추가 신청 이력언제 무엇을 몇 개 신청했는지 누적으로 보여줍니다.
건별 결제 상태결제 완료 / 미결제를 각각 표시합니다.
세금계산서 처리건별 발행인지 마감 후 합산 발행인지 미리 정합니다.
취소·변경 규정발주 후에는 취소가 불가한 항목이 있습니다. 항목별로 명시합니다.
04사무국은 발주 목록을 뽑을 수 있어야 한다
신청을 받는 것으로 끝나지 않습니다. 사무국은 이 데이터를 모아 시공사와 대여업체에 발주해야 합니다. 업체별 신청 내역이 아니라, 품목별 총 수량과 배송 위치가 정리된 목록이 필요합니다.
부스 번호별로 무엇이 들어가야 하는지 출력할 수 있으면 현장 설치가 훨씬 수월해집니다. 설치 담당자가 들고 다닐 목록이 여기서 나옵니다.
업체별 목록
A사: 테이블 2, 의자 4 / B사: 조명 3 … 정산과 확인용. 업체에 보내는 확정서의 기준이 됩니다.
품목별·위치별 목록
테이블 총 48개 (부스 A1, A3, B7 …) 발주와 현장 설치용. 이 목록이 없으면 현장에서 헤맵니다.
CHECK POINT
□ 옵션을 시설한도형·재고형·무제한형으로 구분했는가
□ 한도가 있는 옵션의 잔여 수량을 관리하는가
□ 옵션별 마감일을 화면에 표시하고 마감 후 선택을 막는가
□ 추가 신청 이력과 건별 결제 상태를 볼 수 있는가
□ 취소 불가 항목을 명시했는가
□ 품목별·부스위치별 발주 목록을 출력할 수 있는가
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