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무료 행사의 노쇼 줄이기: 리마인드와 확정 절차 설계
무료 행사의 실제 참석률은 등록자의 절반 안팎인 경우가 흔합니다.
노쇼는 좌석과 식음, 인쇄물을 낭비합니다. 시스템으로 줄일 수 있는 부분이 생각보다 많습니다.
01노쇼가 생기는 구조적 이유
무료 등록은 비용이 들지 않으니 '일단 신청'이 쉽습니다. 신청 순간에는 갈 생각이었지만, 몇 주 뒤에는 일정이 겹치거나 잊어버립니다. 취소하는 것도 귀찮으니 그냥 안 갑니다.
따라서 대책은 두 방향입니다. 등록 시점에 약간의 부담을 주는 것, 그리고 행사가 가까워질수록 상기시키는 것입니다.
무료·미확인
참석률이 가장 낮은
조합
무료·확인절차
확정 단계를 거치면
개선됨
유료
지불한 만큼
참석률 상승
02등록을 두 단계로 나눈다
신청과 확정을 분리하는 방법입니다. 신청 후 확인 메일의 링크를 눌러야 등록이 완료되게 하면, 메일을 확인하는 행위 자체가 최소한의 의지 표현이 됩니다. 유효하지 않은 메일 주소도 함께 걸러집니다.
한 단계 더 나아가면, 행사 2주 전쯤 '참석 확정' 버튼을 한 번 더 누르게 하는 방식이 있습니다. 부담은 되지만 정원이 빠듯한 행사에서는 효과가 확실합니다.
STEP 01
신청
폼 제출
STEP 02
메일 확인
링크 클릭
STEP 03
등록 확정
입장권 발급
STEP 04
참석 재확인
D-14 (선택)
03리마인드는 타이밍이 전부다
너무 일찍 보내면 잊히고, 너무 늦게 보내면 일정을 못 뺍니다. 일반적으로 1주 전, 전날, 당일 아침 세 번이 효과적입니다. 각 발송의 목적이 달라야 합니다.
1주 전은 일정 확보, 전날은 준비물과 장소 확인, 당일 아침은 입장권과 길 안내입니다. 같은 내용을 세 번 보내면 세 번째는 읽지 않습니다.
D-7
일정 확보 알림
일정 재확인과 취소 안내. 여기서 취소하면 대기자에게 자리를 넘길 수 있습니다.
D-1
준비물·장소 안내
입장 시간, 준비물, 주차, 셔틀 정보. 가장 많이 열리는 발송입니다.
당일 아침
입장권과 길 안내
QR 입장권 링크와 지도. 짧게, 링크 위주로 보냅니다.
종료 후
설문과 감사
참석자에게만. 노쇼에게는 다른 문구로 보냅니다.
04취소를 쉽게 만들어야 노쇼가 줄어든다
역설적이지만, 취소가 번거로우면 노쇼가 늘어납니다. 취소하려고 메일을 쓰느니 그냥 안 가는 쪽을 택하기 때문입니다. 리마인드 메일에 취소 링크를 눈에 띄게 넣어 두세요.
취소를 받으면 대기자에게 자리를 넘길 수 있고, 식음과 인쇄물 수량을 정확히 발주할 수 있습니다. 취소는 손실이 아니라 정보입니다.
리마인드에 취소 링크 포함'참석이 어려우시면 여기서 취소해 주세요'. 한 번 클릭으로 끝나게 합니다.
대기자 명단 운영취소 발생 시 자동으로 대기자에게 자리를 안내합니다.
발주 기준일 설정명찰·식음 발주 시점을 정하고, 그 전까지 취소를 독려합니다.
노쇼 이력 관리반복 노쇼자를 파악해 다음 차수에 대기 순위를 조정할 수 있습니다.
현장등록 여지 확보노쇼를 완전히 없앨 수는 없습니다. 현장등록으로 빈자리를 채울 준비를 합니다.
CHECK POINT
□ 신청과 확정을 분리하는 절차를 두었는가
□ 리마인드 발송 시점과 각 발송의 목적이 구분되어 있는가
□ 리마인드 메일에 취소 링크가 눈에 띄게 있는가
□ 대기자 명단과 자동 안내 기능이 있는가
□ 명찰·식음 발주 기준일을 정하고 그 전에 취소를 독려하는가
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