Web Guide행사 RFP제안요청서 작성전시회 사이트 발주
행사 홈페이지 제안요청서(RFP) 읽는 법과 쓰는 법
RFP가 모호하면 제안서도 모호해지고, 결국 비교할 수 없는 견적만 모입니다.
행사 사이트 RFP에서 반드시 명시해야 할 항목과, 업체 입장에서 어디를 보고 견적을 산정하는지 양쪽을 정리했습니다.
01'사전등록 시스템 구축'은 요구사항이 아니다
RFP에서 가장 흔한 문제는 기능을 한 줄로 적는 것입니다. '사전등록 시스템 구축'이라고만 쓰면 업체마다 다른 범위를 상상하고 견적을 냅니다. 결과적으로 300만원과 1500만원 견적이 같은 문장을 보고 나옵니다.
한 줄 아래에 조건을 붙이면 견적의 폭이 좁아집니다. 참가자 유형이 몇 개인지, 유형별 요금이 다른지, 단체등록이 필요한지만 적어도 훨씬 정확해집니다.
모호한 요구사항
'사전등록 시스템 구축' — 유형 수, 결제 유무, 수정·취소 범위, 발송 건수가 전부 불명확합니다.
비교 가능한 요구사항
'사전등록: 참가자 유형 4종(일반/바이어/VIP/프레스), 유형별 요금 상이, 단체등록 최대 20명, 본인 수정·취소 허용, 결제 필요'
02RFP에 반드시 들어가야 할 항목
행사 사이트 RFP는 일반 홈페이지 RFP와 달리 규모와 날짜가 결정적입니다. 예상 인원과 등록 오픈일이 없으면 업체가 서버와 일정을 산정할 수 없습니다.
아래 항목이 있으면 제안서의 수준이 눈에 띄게 올라갑니다. 없으면 업체가 질의로 물어보게 되고, 그만큼 일정이 늦어집니다.
행사 개요
명칭, 개최일, 장소, 회차, 주최·주관
규모
예상 참관객, 참가업체 수, 부스 수, 세션 수
핵심 일정
등록 오픈 희망일, 사이트 오픈 희망일 — 개발 일정의 기준
사용자 유형
참관객·참가업체·바이어·연사·프레스 중 해당되는 것
기능 목록
각 기능별 조건까지. 필수/선택 구분 표기
다국어
언어 수와 번역 범위, 번역본 제공 주체
인프라
기존 호스팅 활용 여부, 도메인 보유 여부
산출물
소스 제공 여부, 운영 매뉴얼, 교육 포함 여부
03업체는 어디를 보고 견적을 올리는가
발주자가 대수롭지 않게 쓴 한 줄이 견적을 크게 올리는 경우가 있습니다. 어떤 조건이 비용을 끌어올리는지 알면, 꼭 필요하지 않은 요구를 걷어내 예산을 아낄 수 있습니다.
반대로 정말 필요한 기능이라면 RFP에 명확히 써야 나중에 추가 비용으로 청구되지 않습니다.
'실시간'이라는 단어실시간 부스 선점, 실시간 좌석 현황은 동시성 처리가 필요해 개발량이 크게 늘어납니다.
사용자 유형 수유형마다 화면·권한·메일이 따로 붙습니다. 4종과 2종은 두 배 차이가 아닙니다.
외부 시스템 연동기존 회원DB, ERP, 통계 시스템 연동은 상대 시스템 상태에 따라 변동이 큽니다.
짧은 일정인력을 동시에 투입해야 하므로 단가가 올라갑니다. 일정 여유가 곧 예산입니다.
현장 장비·인력QR 스캐너, 명찰 프린터, 당일 상주 인력은 별도 항목입니다.
04제안서를 비교할 때 볼 것
총액만 보면 판단을 그르칩니다. 같은 기능 항목 아래 무엇이 포함되고 무엇이 '별도 협의'인지 나란히 놓고 비교하세요. '별도 협의'가 많은 제안서는 낮은 총액으로 보이지만 최종 금액은 더 높아지는 경우가 많습니다.
행사 사이트는 특히 오픈 후 운영 기간의 지원 범위가 중요합니다. 등록 기간 내내 문의 대응과 데이터 수정이 발생하므로, 그 기간이 계약에 포함되는지 반드시 확인하세요.
'별도 협의' 항목 수를 센다 많을수록 최종 금액이 올라갈 가능성이 큽니다.
운영 지원 기간을 확인한다 오픈일부터 행사 종료 후 며칠까지인지, 대응 시간대는 어떻게 되는지.
유사 행사 수행 실적 일반 홈페이지 실적이 아니라 등록·결제·현장 운영 경험을 봅니다.
현장 대응 가능 여부 개최 당일 인력이 나올 수 있는지, 원격 대응만 가능한지.
CHECK POINT
□ 각 기능에 조건(유형 수·범위·건수)이 함께 적혀 있는가
□ 예상 규모와 등록 오픈 희망일이 명시되어 있는가
□ 사용자 유형을 나열하고 유형별 필요 화면을 적었는가
□ '실시간' 요구가 정말 필요한지 재검토했는가
□ 제안서에서 '별도 협의' 항목을 세어 비교했는가
□ 오픈 후 운영 지원 기간이 계약에 포함되는가
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