Web Guide그룹 메일별칭 주소대표 메일
메일 그룹·별칭 주소 운영
담당자가 바뀌어도 주소는 그대로여야 합니다.
개인 주소를 명함과 홈페이지에 쓰면 퇴사할 때마다 혼란이 생깁니다.
01왜 필요한가
사람이 아니라 역할에 주소를 붙이는 것이 원칙입니다.
1
담당자 변경
사람이 바뀌어도 주소가 유지됩니다.
2
누락 방지
여러 명이 함께 받아 놓치지 않습니다.
3
인수인계
이력이 한곳에 남습니다.
4
대외 신뢰
회사 주소로 소통하는 인상을 줍니다.
5
비용
별도 계정 없이 만들 수 있는 경우가 많습니다.
6
휴가 대응
담당자가 없어도 다른 사람이 봅니다.
02기본 구성
최소한 아래 주소들은 만들어 두는 것이 좋습니다.
대표 주소
회사 공식 연락 창구.
문의
홈페이지 문의 수신용.
영업
견적과 상담 요청.
지원
고객 지원과 A/S.
채용
지원서 접수.
회계
세금계산서와 정산.
보안 신고
취약점 제보를 받을 창구.
03운영 규칙
만들어만 두고 아무도 안 보면 없느니만 못합니다.
확인 담당주소마다 확인할 사람을 정합니다.
응답 기준몇 시간 또는 며칠 안에 답할지 정합니다.
중복 응대 방지누가 처리 중인지 공유합니다.
처리 기록응대 이력을 남깁니다.
휴가 대응부재 시 대체 담당을 정합니다.
정기 점검방치된 주소가 없는지 확인합니다.
04스팸 관리
공개된 주소는 스팸이 많이 들어옵니다.
문제
홈페이지에 노출된 주소로 광고가 쏟아짐 · 진짜 문의를 놓침 · 담당자가 확인을 포기
대응
홈페이지에는 폼을 쓰고 주소 노출 최소화 · 스팸 필터 강화 · 정기적으로 필터 규칙 점검
CHECK POINT
□ 대표와 부서 주소를 별칭이나 그룹으로 만들었는가
□ 각 주소의 확인 담당자가 정해져 있는가
□ 응답 기준 시간이 있는가
□ 휴가 시 대체 담당이 있는가
□ 홈페이지에 개인 주소를 노출하고 있지 않은가
□ 스팸 필터가 적절히 동작하는가
□ 방치된 주소가 없는지 점검하는가
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