Web Guide참가업체 공지일괄 발송행사 안내 메일
참가업체 공지·안내 일괄 발송 시스템
참가업체에게 보내야 할 안내는 행사 준비 기간 내내 이어집니다.
메일 주소를 엑셀에서 복사해 보내면 누락과 오발송이 생깁니다. 시스템에서 대상을 골라 보내는 구조가 필요합니다.
01보내야 할 안내가 생각보다 많다
참가 확정부터 철거까지 참가업체에게 나가는 안내는 열 건이 넘습니다. 각각 대상이 다르고 시점이 다릅니다. 전체에게 다 보내면 자기와 무관한 메일이 쌓여 정작 중요한 안내를 놓칩니다.
대상을 나눠 보내는 것이 핵심입니다. 독립 부스 업체에게만 시공 도면 제출 안내를 보내고, 미제출 업체에게만 독촉을 보내는 식입니다.
확정 직후
참가 확정 안내
마이페이지 접속 방법, 제출 항목과 마감일 전체 일정.
D-60
제출물 1차 안내
회사 정보, 로고, 제품 정보. 도록 마감과 연동.
D-45
옵션 신청 안내
전기·인터넷·집기. 마감일이 이른 항목부터.
D-30
부스 배정 통보
위치와 도면. 이의 제기 기한을 함께 안내.
D-14
반입·시공 안내
일정, 차량 등록, 시공 규정, 배지 수령 방법.
D+1
철거·정산 안내
철거 시간, 잔여 정산, 성과 리포트 안내.
02대상 선택이 기능의 핵심이다
발송 화면에서 조건으로 대상을 고를 수 있어야 합니다. 관리자 목록의 필터와 동일한 조건을 쓸 수 있으면 가장 좋습니다. 필터로 뽑은 결과에 바로 발송하는 흐름입니다.
발송 전에 대상 수와 명단을 확인하는 단계를 반드시 두세요. 조건을 잘못 걸어 전체에게 독촉 메일이 나가는 사고가 실제로 발생합니다.
01
상태별
신청 / 승인 / 계약완료 / 확정 / 취소
02
부스 유형별
기본 부스 / 독립 부스. 시공 안내 대상이 다릅니다.
03
제출 여부별
특정 항목 미제출자만. 독촉 발송의 핵심 조건.
04
결제 상태별
미입금 업체만. 입금 안내 발송.
05
발송 전 확인
대상 수와 명단 미리보기. 테스트 발송 기능도 함께.
03채널을 내용에 맞게 고른다
모든 안내를 메일로 보낼 필요는 없습니다. 긴 안내는 메일이 적합하지만, 마감 임박 독촉이나 당일 긴급 공지는 문자나 알림톡이 훨씬 잘 도달합니다.
다만 문자는 글자 수 제한이 있고 비용이 듭니다. 상세 내용은 마이페이지 링크로 연결하고 문자는 짧게 쓰는 조합이 효율적입니다.
메일
상세 안내, 첨부 파일, 일정표. 열람률은 낮지만 정보량이 많습니다.
알림톡
마감 임박, 배정 통보, 입금 안내. 도달률이 높고 비용이 적당합니다.
문자(SMS)
알림톡 실패 시 대체 발송. 당일 긴급 안내.
마이페이지 공지
상시 확인용. 지난 안내를 다시 볼 수 있는 곳.
04발송 이력이 남아야 한다
'안내를 못 받았다'는 항의는 반드시 나옵니다. 언제 어느 주소로 무엇을 보냈는지, 열었는지까지 확인할 수 있어야 대응이 가능합니다.
업체별 발송 이력을 관리자에서 조회할 수 있게 하고, 실패한 발송은 별도로 표시하세요. 메일 주소 오류나 수신 거부는 다른 경로로 연락해야 합니다.
업체별 발송 이력언제, 어떤 안내를, 어느 주소로 보냈는지.
발송 실패 표시반송, 수신 거부, 주소 오류를 별도로 모아 봅니다.
열람 여부메일 열람 추적. 참고 지표로 사용합니다.
재발송 기능실패 건만 골라 다시 보낼 수 있게 합니다.
CHECK POINT
□ 참가업체 안내 일정표가 시점별로 정리되어 있는가
□ 관리자 필터 조건으로 발송 대상을 고를 수 있는가
□ 발송 전 대상 수와 명단을 확인하는 단계가 있는가
□ 테스트 발송 기능이 있는가
□ 내용에 따라 메일·알림톡·문자를 구분해 쓰는가
□ 업체별 발송 이력과 실패 건을 조회할 수 있는가
#참가업체 공지#일괄 발송#행사 안내 메일#알림톡#발송 이력#대상 필터#제출 독촉#사무국 업무#웹비스타#전시회 홈페이지