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1:1 상담 일정 자동 배정 알고리즘 이해하기
미팅 200건을 손으로 배정하면 사흘이 걸리고 반드시 충돌이 남습니다.
발주자가 알고리즘을 직접 짤 필요는 없지만, 무엇을 고려해야 하는지는 알아야 제대로 된 요구사항을 쓸 수 있습니다.
01배정이 지켜야 할 제약 조건
자동 배정의 핵심은 '어기면 안 되는 조건'과 '가능하면 좋은 조건'을 구분하는 것입니다. 전자는 하나라도 위반하면 운영이 불가능하고, 후자는 만족도를 높이는 요소입니다.
요구사항을 쓸 때 이 둘을 섞어 적으면 개발자가 우선순위를 알 수 없습니다. 반드시 나눠서 전달하세요.
반드시 지켜야 할 조건
한 사람이 같은 시간에 두 미팅 불가 · 동시 진행 미팅 수가 테이블 수를 초과 불가 · 상담 불가 시간대에 배정 불가 · 행사 운영 시간 밖 배정 불가
가능하면 좋은 조건
같은 사람의 미팅을 연속 배치(이동 최소화) · 상호 신청 건을 우선 배정 · 오전·오후 균형 · 통역이 필요한 미팅을 같은 통역사에게 묶기
02우선순위를 어떻게 정할 것인가
모든 미팅을 다 배정할 수 없는 경우가 생깁니다. 이때 무엇을 먼저 배정할지 기준이 필요합니다. 기준 없이 돌리면 먼저 신청한 사람이 유리해지는데, 그것이 의도한 정책인지 확인해야 합니다.
일반적으로는 상호 신청, 초청 바이어 관련, 신청 시각 순으로 우선순위를 둡니다. 이 기준을 참가자에게 미리 공개하면 결과에 대한 이의가 줄어듭니다.
상호 신청 — 양측이 서로 신청한 미팅
성사 가능성이 가장 높아 최우선 배정
초청 바이어 관련 — 지원 대상 바이어의 미팅
의무 상담 건수 충족이 필요
수락 완료 — 한쪽 신청, 다른 쪽 수락
일반적인 배정 대상
대기 — 테이블이 남을 경우
잔여 슬롯에 추가 배정
03시간 단위와 여유 시간
미팅 시간을 몇 분으로 할지, 사이에 여유를 얼마나 둘지가 전체 수용량을 결정합니다. 30분 미팅에 여유 없이 붙이면 앞 미팅이 길어질 때 전체가 밀립니다.
일반적으로 20~30분 미팅에 5~10분 여유를 둡니다. 통역이 들어가면 실제 대화 시간이 절반이 되므로 더 길게 잡아야 합니다.
20~30분
미팅 1건
표준 길이
5~10분
미팅 사이
여유 시간
×2
통역 있을 때
필요 시간
04결과를 확정하기 전에 검토 단계를 둔다
자동 배정 결과를 그대로 참가자에게 보내면 안 됩니다. 알고리즘이 모르는 사정이 항상 있습니다. VIP 바이어의 요청, 경쟁사를 나란히 배치하지 않기, 특정 업체의 개인 사정 같은 것들입니다.
배정 결과를 표로 보여주고 드래그로 옮길 수 있게 만드세요. 옮길 때 충돌이 생기면 즉시 경고하는 정도면 충분합니다.
배정 결과 미리보기시간 × 테이블 격자로 전체를 한눈에 봅니다.
수동 이동드래그로 시간이나 테이블을 바꿉니다. 충돌 시 즉시 경고.
미배정 목록 확인배정되지 못한 미팅과 그 이유를 보여줍니다.
재배정 실행조건을 바꿔 다시 돌릴 수 있게 합니다. 수동 조정분은 고정 옵션으로.
확정 후 일괄 발송양측에 일정표를 보냅니다. 마이페이지에서도 확인 가능하게.
CHECK POINT
□ 필수 제약과 선호 조건을 나눠서 요구사항에 적었는가
□ 배정 우선순위 기준을 정하고 참가자에게 공개했는가
□ 미팅 길이와 여유 시간을 정했는가
□ 통역이 필요한 미팅의 시간을 별도로 잡았는가
□ 배정 결과를 검토하고 수동 조정할 수 있는가
□ 미배정 건과 그 이유를 확인할 수 있는가
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