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바이어 초청 프로그램 온라인 운영법
바이어 초청은 비용이 큰 프로그램입니다. 그래서 검증과 관리가 시스템으로 되어야 합니다.
항공과 숙박을 지원하는 경우 1인당 수백만 원이 듭니다. 신청부터 정산까지의 흐름을 온라인으로 관리해야 합니다.
01초청 바이어는 일반 등록과 완전히 다르다
일반 참관객은 등록하면 끝이지만, 초청 바이어는 선발 과정을 거칩니다. 신청을 받고, 자격을 검증하고, 선정하고, 지원 내역을 확정하고, 참가 후 정산까지 이어집니다.
지원 규모에 따라 조건도 다릅니다. 항공만 지원, 숙박만 지원, 전액 지원 등 등급이 나뉘는 경우가 많고, 등급별로 요구되는 의무도 다릅니다.
모집
신청 접수
회사 정보, 구매 실적, 관심 품목, 지원 희망 내역을 받습니다.
검증
자격 확인
실제 구매력이 있는 기업인지 확인합니다. 허위 신청이 실제로 있습니다.
선정
등급 결정
지원 범위를 정하고 통보합니다. 선정 기준을 미리 공개해 두는 편이 좋습니다.
확정
의무 사항 동의
최소 상담 건수, 설문 응답, 사진 촬영 동의 등을 확인받습니다.
참가 후
정산
의무 이행 여부를 확인하고 지원금을 정산합니다.
02자격 검증이 가장 중요하다
무료 항공과 숙박을 노린 허위 신청이 실제로 발생합니다. 회사 홈페이지가 없거나, 사업자 등록이 확인되지 않거나, 구매 실적을 증빙하지 못하는 경우를 걸러야 합니다.
신청 단계에서 증빙 자료를 받게 하면 진입 장벽이 되어 상당수가 걸러집니다. 다만 너무 까다로우면 실제 바이어도 신청을 포기하므로 균형이 필요합니다.
회사 증빙사업자등록증 또는 사업자 확인 서류, 회사 홈페이지 주소.
구매 실적연간 구매 규모, 주요 취급 품목, 기존 거래국.
담당자 확인회사 도메인 메일 주소 요구. 개인 메일만 있는 경우 추가 확인.
추천·초청 경로무역관, 협회, 기존 참가사 추천 여부. 신뢰도 판단에 도움이 됩니다.
면담규모가 큰 지원은 화상 면담을 거치기도 합니다.
03의무 사항을 시스템으로 관리한다
지원을 받는 바이어에게는 보통 의무가 붙습니다. 최소 상담 건수, 상담 결과 보고서 제출, 설문 응답 같은 것들입니다. 이것을 수기로 확인하면 정산 단계에서 혼란이 생깁니다.
상담 참석은 비즈매칭 시스템의 체크인 기록으로, 보고서와 설문은 마이페이지 제출로 자동 확인되게 하면 정산이 단순해집니다.
최소 상담 건수
비즈매칭 체크인 기록으로 자동 집계. 노쇼한 미팅은 제외.
상담 결과 보고
미팅별 결과를 마이페이지에서 입력. 미제출 시 정산 보류.
설문 응답
행사 종료 후 발송. 응답 여부가 자동으로 기록됩니다.
행사 참석 확인
입장 QR 스캔 기록. 등록만 하고 오지 않은 경우를 걸러냅니다.
04참가업체에게 바이어 정보를 어떻게 줄 것인가
참가업체는 어떤 바이어가 오는지 알고 싶어 합니다. 그래야 준비할 수 있고, 미팅을 신청할 수 있습니다. 다만 바이어의 연락처를 미리 공개하면 개별 접촉이 일어나 프로그램이 무의미해집니다.
회사 정보와 관심 품목은 공개하되 연락처는 미팅 확정 후에 공개하는 방식이 일반적입니다. 이 경계를 명확히 하고 양측에 안내하세요.
미팅 확정 전
회사명, 국가, 업태, 관심 품목, 구매 규모대 · 연락처와 담당자명은 비공개 · 미팅 신청 버튼만 제공
미팅 확정 후
담당자명, 연락처, 사용 언어, 미팅 시간과 테이블 번호 공개 · 사전 자료 교환 가능
CHECK POINT
□ 초청 바이어의 선정 기준을 공개하고 있는가
□ 자격 검증을 위한 증빙 자료를 신청 단계에서 받는가
□ 지원 등급과 등급별 의무가 정의되어 있는가
□ 의무 이행 여부가 시스템으로 자동 집계되는가
□ 바이어 연락처 공개 시점이 명확한가
□ 참가업체에게 바이어 구성 정보를 사전 제공하는가
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