Web Guide제3자 제공 동의리드 정보 제공전시회 명함정보
제3자 제공 동의: 참가업체에 명함정보를 넘길 때
참가업체가 가장 원하는 것은 부스가 아니라 상담한 사람들의 연락처입니다.
그런데 이 정보를 넘기는 절차를 잘못 설계하면 개인정보 위반이 됩니다. 합법적으로 제공하는 구조를 만들어야 합니다.
01사무국이 모은 정보를 그냥 넘길 수는 없다
참관객은 '행사 참가'를 위해 정보를 제공했습니다. 그 정보를 참가업체에 넘기는 것은 처음 동의받은 목적을 벗어난 이용입니다. 별도의 제3자 제공 동의가 필요합니다.
'전시회니까 당연히 영업 목적으로 쓰이는 것 아니냐'는 인식이 있지만, 법적으로는 그렇지 않습니다. 동의 없이 참가업체에 명단을 넘긴 것이 문제가 된 사례가 실제로 있습니다.
점검 항목
제3자 제공 동의에 반드시 들어갈 것
제공받는 자 / 제공 목적 / 제공 항목 / 제공받는 자의 보유·이용 기간 / 동의 거부 권리와 불이익
가장 어려운 부분
'제공받는 자'를 특정해야 하는데, 등록 시점에는 어느 업체에 제공될지 알 수 없습니다.
02가장 안전한 방법: 참관객이 그 자리에서 동의한다
등록 시점에 포괄 동의를 받는 대신, 현장에서 참관객이 부스를 방문했을 때 본인의 QR을 스캔하게 하는 방식입니다. 스캔하는 행위 자체가 '이 업체에 내 정보를 준다'는 의사표시가 됩니다.
이 방식이면 제공받는 자가 그 순간에 특정되고, 참관객도 자신이 어디에 정보를 줬는지 알 수 있습니다. 명함을 건네는 오프라인 관행과 가장 가까운 구조입니다.
STEP 01
부스 방문
관심 표시
STEP 02
QR 스캔
본인 동의 행위
STEP 03
정보 전달
해당 업체만
STEP 04
이력 기록
언제·누구에게
03등록 단계에서 받는다면
바이어 매칭처럼 사전에 정보를 공유해야 하는 경우에는 등록 시점에 동의를 받아야 합니다. 이때는 제공받는 자를 '○○전시회 참가업체'로 범위를 정하고, 참가업체 목록을 볼 수 있는 링크를 함께 제공하는 방식이 쓰입니다.
그리고 반드시 선택 동의여야 합니다. 이 동의를 거부해도 행사 참가는 가능해야 하고, 거부한 사람의 정보는 참가업체 제공 목록에서 제외되어야 합니다.
선택 동의로 분리필수 동의와 묶지 않습니다. 거부해도 등록이 완료되어야 합니다.
제공받는 자 범위 명시'본 전시회 참가업체'로 특정하고, 업체 목록 링크를 제공합니다.
제공 항목 최소화이름·소속·직책·연락처 정도. 전체 등록 정보를 넘기지 않습니다.
이용 기간 제한'행사 종료 후 6개월' 등으로 제한하고 업체에도 고지합니다.
철회 수단 제공동의 후에도 철회할 수 있어야 하고, 철회 방법을 안내합니다.
04참가업체 쪽에도 의무를 지운다
정보를 넘긴 뒤 참가업체가 그것을 어떻게 쓰는지도 사무국의 책임 범위와 무관하지 않습니다. 참가 계약서에 개인정보 이용 조건을 넣고, 목적 외 이용과 재제공을 금지하는 조항을 두세요.
실무적으로는 참가업체에 데이터를 파일로 내려주기보다, 참가업체 마이페이지에서 조회하고 필요한 만큼만 내려받게 하는 편이 통제하기 쉽습니다. 다운로드 이력도 남길 수 있습니다.
파일로 일괄 전달
통제 불가 · 재배포 위험 · 누가 언제 받았는지 추적 어려움 · 보유 기간 관리 불가
마이페이지 조회 방식
다운로드 이력 기록 · 기간 만료 시 접근 차단 · 제공 범위 제어 · 문제 발생 시 추적 가능
CHECK POINT
□ 참가업체 제공을 위한 별도 동의를 받고 있는가
□ 그 동의가 선택이며, 거부해도 등록이 완료되는가
□ 제공받는 자와 제공 항목, 이용 기간이 명시되어 있는가
□ 현장 QR 스캔 방식으로 처리할 수 있는지 검토했는가
□ 참가 계약서에 목적 외 이용 금지 조항이 있는가
□ 데이터 제공이 다운로드 이력이 남는 방식인가
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