Web Guide등록 수정행사 취소 환불참가자 마이페이지
등록 수정·취소 기능: 마이페이지를 열어줄 것인가
참가자가 스스로 못 고치면 그 일은 전부 사무국의 업무가 됩니다.
마이페이지를 여는 결정은 편의의 문제가 아니라 사무국 인력 배치의 문제입니다. 규모에 따라 답이 달라집니다.
01수정 요청은 반드시 발생한다
등록자가 500명이면 수정·취소 요청은 대략 수십 건 단위로 들어옵니다. 오타 수정, 소속 변경, 참관일 변경, 세션 변경, 취소가 대부분입니다. 메일과 전화로 받으면 한 건당 확인·수정·회신에 몇 분씩 걸립니다.
마이페이지를 열면 이 업무의 대부분이 사라집니다. 대신 개발 비용과 인증 방식에 대한 고민이 생깁니다. 이 둘을 비교해 판단하면 됩니다.
마이페이지 없이 운영
초기 개발비 절감 · 단순한 구조 · 대신 수정 요청이 전부 사무국으로 · 등록자 수에 비례해 업무 증가 · 처리 지연과 누락 위험
마이페이지 제공
개발비와 인증 설계 필요 · 참가자가 직접 처리 · 사무국은 예외 건만 대응 · 처리 이력이 자동으로 남음
02회원가입 없이도 마이페이지는 만들 수 있다
마이페이지라고 해서 반드시 아이디와 비밀번호가 필요한 것은 아닙니다. 행사 등록은 일회성이므로 회원가입을 요구하면 등록률이 떨어집니다. 가벼운 인증 방식으로 충분합니다.
가장 흔한 방식은 등록 시 발급한 접수번호와 이름, 또는 이메일로 일회용 링크를 보내는 방식입니다. 후자가 보안과 편의 양쪽에서 무난합니다.
01
이메일 일회용 링크
등록한 메일로 조회 링크를 보냅니다. 별도 비밀번호가 없어 가장 간편합니다.
02
접수번호 + 이름
확인 메일에 적힌 번호로 조회. 번호를 잃어버리면 재발송이 필요합니다.
03
휴대폰 인증
본인 확인이 중요한 유료 행사에 적합합니다. 비용이 발생합니다.
04
회원가입
매년 열리는 행사에서 재등록을 유도할 때만 검토합니다.
03어디까지 스스로 고치게 할 것인가
모든 항목을 열면 곤란한 경우가 있습니다. 결제 금액이 달라지는 항목, 승인이 필요한 유형, 이미 정원이 찬 세션은 자동 변경을 허용하면 사고가 납니다.
'자유 수정', '신청 후 승인', '변경 불가'로 항목을 세 등급으로 나누고 화면에 표시해 두면 참가자도 사무국도 혼선이 없습니다.
자유 수정이름 오타, 소속, 연락처, 참관 희망일(정원 없는 경우)
신청 후 승인참가자 유형 변경, 결제 금액이 달라지는 변경, 단체 명단 대폭 변경
조건부 가능세션 변경 — 잔여 좌석이 있을 때만. 실시간 잔여 수 표시 필요
변경 불가결제 완료된 등록의 결제 수단, 이미 발급된 입장권의 본인 정보
04취소와 환불은 규정이 먼저다
취소 버튼을 만들기 전에 환불 규정을 확정해야 합니다. 언제까지 전액, 언제부터 몇 퍼센트 공제, 언제부터 불가인지가 정해져야 시스템이 자동으로 계산할 수 있습니다. 규정이 없으면 모든 취소가 수동 협의가 됩니다.
환불 규정은 등록 화면에서 동의를 받아야 하고, 마이페이지에서도 다시 볼 수 있어야 합니다. 취소 시점에 '이 조건으로 환불됩니다'를 명확히 보여주고 확인을 받으면 분쟁이 크게 줄어듭니다.
~D-30
전액 환불
위약금 없이 전액 반환. 가장 많은 취소가 이 구간에 몰리도록 설계합니다.
D-29~D-15
일부 공제
예: 30% 공제. 공제율은 실제 발생 비용을 근거로 정합니다.
D-14~D-7
일부 공제(확대)
예: 50% 공제. 명찰·식음 발주 시점과 연동합니다.
D-6~
환불 불가
규정에 명시하고 등록 시 동의를 받아 둡니다.
CHECK POINT
□ 예상 등록자 수 대비 수정 요청 처리 방식을 정했는가
□ 회원가입 없이 조회할 수 있는 인증 방식을 골랐는가
□ 항목을 자유수정·승인필요·변경불가로 구분했는가
□ 환불 규정이 날짜와 비율로 확정되어 있는가
□ 등록 시 환불 규정 동의를 받고 있는가
□ 취소 화면에서 환불 금액을 미리 보여주는가
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