전시회 사무국이 제작사에 미리 전달해야 할 자료 목록

전시회 사무국이 제작사에 미리 전달해야 할 자료 목록

행사 사이트 일정이 밀리는 원인 1위는 개발 속도가 아니라 자료 전달 지연입니다.

착수 전에 모아 두면 제작 기간이 눈에 띄게 줄어듭니다. 무엇을 언제까지 준비해야 하는지 한 장으로 정리했습니다.

기획 단계에서 화면을 그리려면 행사의 기본 정보가 확정되어 있어야 합니다. 이 자료가 없으면 제작사는 가상의 정보로 시안을 만들고, 나중에 실제 정보로 바꾸면서 레이아웃이 다시 깨집니다.

특히 참가자 유형과 요금 체계는 등록 시스템의 구조를 결정하므로 가장 먼저 확정되어야 합니다.

디자인 단계에서 브랜딩 자산이 없으면 작업이 멈춥니다. 앞서 다룬 것처럼 인쇄용이 아닌 웹용 자산이어야 하고, 참여 기관 로고는 수집에만 2~3주가 걸립니다.

지난 차수가 있다면 현장 사진을 확보해 두세요. 실제 행사 사진 한 장이 스톡 이미지 열 장보다 설득력이 큽니다.

개발 단계에서 가장 자주 발목을 잡는 것은 결제와 발송입니다. PG 가입은 사무국 명의로 진행해야 하고 심사에 2~3주가 걸립니다. 알림톡은 채널 개설과 템플릿 승인이 별도로 필요합니다.

이 절차들은 제작사가 대신 눌러 줄 수 없는 부분이 많습니다. 누가 어느 단계를 맡을지 착수 회의에서 정해 두세요.

시스템이 완성되어도 채울 내용이 없으면 사이트를 열 수 없습니다. 원고와 이미지는 개발과 병행해 준비해야 하는데, 실제로는 개발이 끝난 뒤에야 준비를 시작해 오픈이 밀리는 경우가 많습니다.

원고는 완벽할 필요가 없습니다. 초안이라도 먼저 넘기면 제작사가 분량에 맞춰 레이아웃을 잡을 수 있고, 최종본으로 교체하는 작업은 금방 끝납니다.