Web Guide행사 규모행사 사이트 범위전시회 구축 기준
행사 규모별 구축 범위 정하기: 300명, 3천명, 3만명
참가 인원이 열 배가 되면 필요한 기능은 열 배가 아니라 종류가 바뀝니다.
300명 세미나에 3만명 전시회의 기능을 넣으면 예산을 버리고, 반대면 행사 당일이 무너집니다. 규모별로 무엇이 반드시 필요하고 무엇이 과한지 정리했습니다.
01300명 규모: 폼 하나와 명단 관리면 충분하다
세미나, 워크숍, 소규모 학술 모임이 여기에 해당합니다. 이 규모에서는 등록자 전원을 엑셀 한 장으로 관리할 수 있고, 현장에서도 이름을 눈으로 찾아 체크하는 편이 시스템보다 빠릅니다.
필요한 것은 잘 만든 등록 폼과 자동 확인 메일, 그리고 관리자가 명단을 내려받을 수 있는 화면입니다. 회원가입, 마이페이지, QR 체크인은 이 규모에서는 대부분 과잉입니다. 유료 행사라면 결제만 추가하면 됩니다.
등록 폼확인 메일 자동발송명단 엑셀 다운로드(유료 시) 결제
023천명 규모: 사람이 손으로 감당할 수 없어진다
컨퍼런스, 중형 전시회가 이 구간입니다. 여기서부터는 등록자 수정 요청, 취소와 환불, 세션별 정원 관리가 사무국의 업무 시간을 잡아먹기 시작합니다. 참가자가 스스로 처리할 수 있게 열어주지 않으면 전화가 끊이지 않습니다.
현장 입장도 달라집니다. 3천명을 눈으로 확인하면 입구에 줄이 생기므로 QR 체크인이 사실상 필수가 되고, 명찰 즉시 출력과 현장등록 데스크도 함께 설계해야 합니다.
참가자 마이페이지등록 정보 수정, 취소 신청, 입장권 재발급을 본인이 처리합니다.
세션 신청과 정원 관리좌석 수 카운팅과 마감 처리가 실시간으로 반영되어야 합니다.
QR 체크인입장권 QR 발급 + 현장 스캐너. 입구 대기줄을 없애는 핵심 기능입니다.
리마인드 자동 발송무료 행사라면 노쇼가 30~50%까지 나옵니다. 사전 알림으로 크게 줄어듭니다.
033만명 규모: 사이트가 아니라 운영 플랫폼이 된다
대형 전시회는 참관객 등록만 있는 것이 아니라 참가업체 모집, 부스 배정, 바이어 초청, 비즈매칭, 프레스 등록이 동시에 돌아갑니다. 사용자 유형마다 별도의 로그인 영역과 권한이 필요하고, 사무국 내부에서도 담당자별로 권한을 나눠야 합니다.
기술적으로는 트래픽 대응이 별도 과제가 됩니다. 등록 오픈 첫 시간에 접속이 몰리므로 서버 증설과 대기열 설계를 미리 준비하지 않으면 가장 중요한 순간에 사이트가 멈춥니다.
참관객 — 사전등록 · 세션 · QR 입장
가장 많은 사용자, 가장 단순한 흐름
참가업체 — 부스 신청 · 정보 등록 · 추가옵션
계약과 정산이 붙는 영역
바이어 — 초청 · 비즈매칭 · 상담 일정
로그인 기반 개인화가 필요
사무국 — 승인 · 통계 · 발송 · 권한 관리
담당자별 권한 분리가 전제
04규모는 인원이 아니라 '처리 건수'로 판단한다
같은 3천명이라도 전원이 무료로 이름만 남기는 행사와, 유형별로 다른 요금을 내고 세션을 골라 신청하는 행사는 개발량이 두 배 이상 차이 납니다. 참가 인원보다 사이트가 처리해야 할 건수와 종류를 세어 보는 편이 정확합니다.
판단이 애매하면 한 단계 아래로 잡고 확장 가능한 구조로 만드는 편이 낫습니다. 쓰지 않는 기능에 돈을 쓰는 것보다, 다음 해에 한 층 올리는 쪽이 대부분 저렴합니다.
300명
폼 + 메일
엑셀 관리로 충분
3천명
마이페이지 + QR
자가 처리 필수
3만명
다중 사용자 플랫폼
트래픽 설계 별도
CHECK POINT
□ 예상 참가 인원이 아니라 사이트가 처리할 건수와 종류를 세어 보았는가
□ 참가자가 스스로 수정·취소할 수 있게 열어줄지 정했는가
□ 현장 입장을 눈으로 확인할지 QR로 처리할지 결정했는가
□ 지금 규모보다 한 단계 위로 확장할 수 있는 구조인지 확인했는가
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