Web Guide전자문서보관 의무증빙
전자문서 보관과 법적 효력
종이 없이 처리한 기록도 증거가 될 수 있습니다.
다만 요건을 갖춰야 합니다. 전문가 확인이 필요합니다.
01효력의 요건
전자적으로 보관해도 인정받으려면 조건이 있습니다.
1
내용 확인 가능
필요할 때 읽을 수 있어야 합니다.
2
위변조 방지
바뀌지 않았음을 증명할 수 있어야 합니다.
3
작성자 확인
누가 만들었는지 알 수 있어야 합니다.
4
시점 확인
언제 작성됐는지 확인 가능해야 합니다.
5
보관 기간
법정 기간 동안 유지되어야 합니다.
6
재현 가능
원래 형태로 볼 수 있어야 합니다.
02보관해야 할 것
홈페이지 운영에서 생기는 기록들입니다.
거래 기록주문과 결제 내역.
계약서전자서명한 계약 문서.
동의 기록개인정보 수집과 마케팅 동의.
약관 이력어떤 버전에 동의했는지.
문의와 응대분쟁 대비 소통 기록.
접속 기록법정 보관 대상인 로그.
03보관 방식
그냥 저장해 두는 것과는 다릅니다.
점검 항목
변경 불가 저장
수정할 수 없는 형태로 보관합니다.
접근 통제
권한 있는 사람만 볼 수 있게 합니다.
이중 보관
손실에 대비해 복사본을 둡니다.
검색 가능
필요할 때 찾을 수 있어야 합니다.
형식 유지
나중에도 열 수 있는 형식으로.
이관 계획
시스템을 바꿔도 이어지게 합니다.
04실무 주의
필요할 때 못 찾는 경우가 가장 흔합니다.
흔한 문제
시스템 교체로 옛 기록 유실 · 백업은 있지만 열지 못함 · 검색이 안 됨 · 담당자만 위치를 앎
갖춰야 할 것
보관 위치 문서화 · 검색 기능 · 형식 호환성 확인 · 이관 시 기록 포함 · 정기 확인
CHECK POINT
□ 법정 보관 대상 기록을 파악했는가
□ 보관 기간을 충족하고 있는가
□ 기록이 변경되지 않게 보관되는가
□ 필요할 때 검색해 찾을 수 있는가
□ 접근 권한이 통제되는가
□ 복사본이 별도로 보관되는가
□ 시스템 교체 시 기록 이관 계획이 있는가
□ 보관 위치가 문서화되어 있는가
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