Web Guide메일 용량아카이빙메일 보관
메일 용량 관리와 아카이빙
용량이 차면 메일이 들어오지 않습니다.
받지 못한 메일은 보낸 사람만 알고 우리는 모릅니다.
01용량이 차는 이유
지우지 않는 습관과 큰 첨부파일이 주된 원인입니다.
01
첨부파일
용량의 대부분을 차지합니다.
02
보낸 메일함
보낸 첨부도 그대로 쌓입니다.
03
삭제하지 않음
휴지통과 스팸함도 용량을 씁니다.
04
전체 메일 참조
여러 명이 같은 첨부를 각자 보관합니다.
05
자동 백업
다른 계정으로 복사해 두기도 합니다.
06
오래된 메일
수년 치가 그대로 남아 있습니다.
02관리 방법
개인에게 맡기면 관리되지 않습니다. 회사 차원의 방침이 필요합니다.
용량 알림일정 비율을 넘으면 알림이 가게 합니다.
첨부 대신 링크큰 파일은 저장소 링크로 공유합니다.
정기 정리휴지통과 스팸함을 자동 비웁니다.
오래된 메일 이동일정 기간이 지나면 별도 보관합니다.
용량 증설필요하면 추가 용량을 구매합니다.
안내 교육직원에게 관리 방법을 안내합니다.
03보관이 필요한 경우
업무 기록으로서 메일을 보존해야 하는 경우가 있습니다.
구체적인 의무는 업종과 법령에 따라 다르므로 전문가 확인이 필요합니다.
일반 정리
개인이 필요 없는 메일을 삭제 · 용량 확보 목적 · 복구 어려움
체계적 보관
회사가 별도로 사본 보관 · 검색 가능 · 분쟁과 감사 대비 · 별도 비용 발생
04퇴사자 메일 처리
가장 자주 문제가 되는 부분입니다. 미리 절차를 정해두세요.
점검 항목
인수인계
후임에게 전달할 메일을 정리합니다.
전달 설정
일정 기간 후임에게 자동 전달합니다.
자동 응답
새 담당자 연락처를 안내합니다.
보관 기간
얼마나 보관할지 정합니다.
개인정보
사적인 내용 처리 기준을 정합니다.
계정 해지
기간 후 계정을 정리해 비용을 줄입니다.
CHECK POINT
□ 계정별 용량 사용률을 확인하고 있는가
□ 용량 초과 알림이 설정되어 있는가
□ 큰 파일을 링크로 공유하는 방침이 있는가
□ 휴지통과 스팸함이 자동 정리되는가
□ 오래된 메일의 보관 방침이 있는가
□ 퇴사자 메일 처리 절차가 있는가
□ 법적 보존 의무를 확인했는가
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