Web Guide사내 AI문서 검색지식 관리
사내 문서 기반 AI 답변 시스템 구축
답은 사내 어딘가에 있는데 아무도 찾지 못합니다.
흩어진 문서를 AI가 찾아 답하게 만드는 구조입니다.
01어떤 문제를 푸는가
신입 직원의 질문, 반복되는 사내 문의, 규정 확인 같은 일에 시간이 많이 듭니다.
01
규정 확인
휴가와 경비 규정 같은 반복 질문.
02
업무 매뉴얼
시스템 사용법과 절차.
03
제품 정보
영업 담당자의 사양 확인.
04
과거 사례
이전 프로젝트에서 어떻게 했는지.
05
고객 응대
상담원이 참고할 표준 답변.
02구축 순서
기술보다 문서 정리가 대부분의 일입니다. 여기서 성패가 갈립니다.
1단계
문서 수집
흩어진 자료를 모으고 최신본을 확인합니다
2단계
정리와 선별
오래되거나 잘못된 문서를 걸러냅니다
3단계
시스템 구축
검색과 답변 구조를 만듭니다
4단계
검증과 개선
실제 질문으로 답변 품질을 확인합니다
03가장 중요한 전제
잘못된 문서가 들어가면 잘못된 답이 나옵니다. 문서 관리 체계가 함께 필요합니다.
최신본 관리옛 버전이 섞이면 틀린 답이 나옵니다.
문서 담당자각 문서의 관리 책임자를 정합니다.
갱신 주기정기적으로 내용을 확인합니다.
폐기 처리더 이상 유효하지 않은 문서를 제외합니다.
출처 표시어떤 문서에서 나온 답인지 보여줍니다.
피드백 수집틀린 답을 신고할 수 있게 합니다.
04보안 고려
사내 문서에는 민감한 정보가 많습니다. 누가 무엇을 볼 수 있는지 통제해야 합니다.
점검 항목
권한 반영
직원 권한에 따라 접근 가능한 문서가 달라야 합니다.
인사 정보 제외
급여와 개인 정보는 대상에서 뺍니다.
외부 전송 확인
외부 AI 서비스를 쓰면 데이터가 어디로 가는지 확인합니다.
내부 구축 검토
민감도가 높으면 사내 구축을 검토합니다.
질문 기록
무엇을 물어봤는지 기록하되 남용하지 않습니다.
계약 확인
서비스의 데이터 학습 정책을 확인합니다.
CHECK POINT
□ 대상 문서를 수집하고 최신본을 확인했는가
□ 오래된 문서를 걸러냈는가
□ 문서별 관리 담당자를 정했는가
□ 답변에 출처가 표시되는가
□ 직원 권한에 따라 접근이 제한되는가
□ 민감 정보가 대상에서 제외되었는가
□ 외부 서비스의 데이터 정책을 확인했는가
□ 틀린 답을 신고할 수 있는가
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