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국제 행사 준비 다국어 등록과 외화 결제, 초청장
해외 참가자가 있는 행사는 언어만 바꾸면 되는 것이 아닙니다.
등록 폼의 항목, 결제 통화, 시차와 날짜 표기, 비자 초청장, 연락 수단이 모두 달라집니다. 국제 행사 홈페이지를 준비할 때 국문 행사와 다르게 챙겨야 할 것을 정리했습니다.
주최사 서명이 들어간 표준 초청장 양식
01
언어별 등록 흐름
영문 등록 폼은 성 · 이름 분리, 국가와 도시, 여권상 영문 이름, 국제 전화번호 형식으로 항목을 조정합니다. 국문 폼을 번역만 하면 주민번호나 국내 주소처럼 해외 참가자가 채울 수 없는 항목이 남습니다.
성 · 이름 분리
여권상 영문명
국가 · 도시
국제 전화번호
확인 메시지와 알림도 참가자가 선택한 언어로 발송되어야 합니다.
해외 기준으로 항목을 조정한 영문 등록 폼
02
외화 결제
해외 카드 결제를 지원하는 PG와 계약해 달러 등 외화로 결제받습니다. 주최사 명의의 해외 결제 가맹 심사가 필요하고 국내 PG보다 시간이 걸립니다.
01결제 통화 표기
02영수증 언어
03환불 환율 규정
일정
해외 결제 가맹 심사는 행사 두 달 전에는 시작합니다. 송금(wire transfer) 방식도 병행하면 기관 참가자에게 편리합니다.
03
초청장과 비자
해외 참가자는 비자 신청에 주최사의 초청장이 필요한 경우가 많습니다. 등록 시 초청장 요청 여부를 함께 받고, 관리자가 확인 후 PDF 초청장을 발급하면 참가자가 마이페이지에서 직접 내려받습니다.
초청장 양식은 행사명, 참가자 정보, 기간, 주최사 서명이 들어간 표준 형식으로 준비합니다.
04
시차, 표기, 연락
09/03/2026 같은 표기는 국가마다 다르게 읽힙니다. ‘3 September 2026’, ‘14:00 KST (05:00 UTC)’처럼 오해가 없는 표기가 문의를 줄입니다. 해외 문의 이메일, 국제 전화번호, 영어 응대 담당자를 함께 준비합니다.
온라인 세션은 참가자 시간대로 변환해 보여주면 좋습니다. 웹비스타 솔루션은 언어별 페이지 · 폼 · 발송을 분리 관리하며 외화 결제 연동 경험이 있습니다.
CHECK POINT
□ 영문 등록 폼이 해외 참가자 기준으로 항목이 조정되었는가
□ 외화 결제 PG 계약을 행사 두 달 전에 시작했는가
□ 초청장 발급이 시스템으로 처리되는가
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