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참가업체 신청과 부스 배정을 온라인으로 관리하기
전시회 주최사의 가장 큰 업무는 참관객이 아니라 참가업체 관리입니다.
신청서 접수부터 디렉토리 게재까지 이메일과 엑셀로 하다 보면 행사 두 달 전부터 담당자가 야근합니다. 이 과정을 온라인으로 옮기는 방법입니다.
01 온라인 참가 신청02 심사와 부스 배정03 청구와 입금 확인04 전용 페이지 · 디렉토리 게재
네 단계가 하나의 시스템에서 이어져야 합니다.
01
온라인
참가 신청
신청서에서 받을 것
회사 정보
전시 품목
희망 부스 유형과 규모
추가 옵션 · 전기 · 인터넷 · 가구
사업자등록증 등 첨부 서류
신청 즉시 접수 확인 메일이 나가고 관리자에는 신청 목록이 쌓입니다.
지난해 참가업체는 정보를 불러와 수정만 하면 되도록 합니다.
02
심사와
부스 배정
승인보류반려
전시장 배치도 도면 위에 부스를 표시하고 배정 상태를 색으로 구분합니다.
배정 완료
계약과 입금이 확인된 부스
협의 중
위치나 규모를 조정하는 중
미배정
아직 배정되지 않은 부스
참가업체가 신청 시 희망 위치를 선택하게 하는 선착순 방식도 가능합니다.
03
청구와
입금 확인
부스 유형 + 옵션
참가비 자동 계산 · 청구서 발송
온라인 결제 · 무통장 입금
참가 확정 · 확인 메시지 발송
미납 업체
자동 독촉 메시지 발송
증빙
세금계산서 발행 요청 관리
04
참가업체
전용 페이지
업체가 로고, 회사 소개, 제품 사진, 카탈로그를 직접 등록하면 참관객용 온라인 디렉토리에 자동 게재됩니다. 주최사가 다시 옮겨 담을 필요가 없습니다.
전용 페이지에서 함께 제공할 것
부스 안내
반입·반출 일정
각종 양식
주최사의 안내 메일이 절반으로 줄어듭니다.
웹비스타 솔루션은 이 흐름 전체를 기본 모듈로 갖추고 있습니다.
CHECK POINT
□ 신청·심사·배정·청구·확정이 하나의 시스템에서 이어지는가
□ 배치도에서 부스 배정 상태를 시각적으로 관리하는가
□ 참가업체가 전용 페이지에서 정보를 직접 등록하는가
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